Как вставить подпись и приветствие во FreshTeam

Подпись

В рекрутерской FreshTeam пользователи-рекрутеры могут отправлять письма соискателям со вставленной подписью. Для этого есть 3 способа.

3 способа отправки писем через FreshTeam

Способ 1. Отправка через личный рекрутерский почтовый ящик

Можно для всех рекрутеров (нашего менеджера) завести отдельный корпоративные почтовые ящики на MaxReform.com или MaxReform.ru исключительно под рекрутерские цели. Дать FreshTeam пароли от POP3 и SMTP этих ящиков. FreshTeam будет каждые несколько минут синхронизировать всю почту в рекрутерских корпоративных E-mail с аккаунтом компании MaxReform во FreshTeam. Тогда каждый рекрутер сможет общаться с соискателями через корпоративную почтовую программу на своем рекрутерском почтовом ящике. Но вся переписка будет отражаться во FreshTeam. Подпись в этом случае будет вставляться почтовой программой, которая обслуживает рекрутерский корпоративный ящик.

Я еще ни разу не пробовал этот вариант из-за его сложности.

Другие способы используют общий почтовый ящик, который предоставляет FreshTeam. Входящие письма раскладываются по рекрутерам в зависимости от адреса отправителя прямо в его карточку соискателя. А рекрутер, который работает с отправителем, получает об этом извещение на свой E-mail, который был указан при подписке. Исходящие письма идут от того же общего почтового ящика, который предоставляет FreshTeam.

Способ 2. Использование общего почтового ящика

Можно пользоваться одним общим почтовым ящиком, который предоставляет FreshTeam. Отправлять письма через этот почтовый адрес можно только через FreshTeam.

На этот общий почтовый ящик администратор может указать автоподпись. Она будет вставляться автоматически в каждое сообщение, отправленное через FreshTeam. В подпись будет автоматически вставляться имя-фамилия рекрутера.

Способ 3. Комбинирование общего и личного синхронизированного почтового ящика

Третий способ - завести каждому рекрутеру личный рекрутерский корпоративный почтовый ящик. Тогда при отправке письма через FreshTeam рекрутер сможет выбрать, от какого ящика он хочет отправить письмо:

  • или от своего синхронизированого корпоративного рекрутерского ящика
  • или от общего почтового ящика в аккаунте FreshTeam.

Выбор

На первое время мы не будем не связываться с отдельными корпоративными почтовыми ящиками под рекрутерские цели. Будем работать через общий почтовый адрес, который предоставляет FreshTeam.

Но как только у нас в клиентах появится большая рекрутерская компания, готовая работать через FreshTeam, можем предложить ей настроить персональные почтовые ящики для ее рекрутеров и синхронизировать из с FreshTeam.

Еще, если не ошибаюсь, при работе через Gmail сервис FreshTeam умеет добавлять в панель Gmail некоторые свои ходовые функции - назначать встречи, дела, информацию по соискателю и т.д. Рекрутер сможет полноценно работать с соискателями не через FreshTeam, а через любимый Gmail. Но мы этот вариант тоже для себя пока не отрабатываем - настраивать сложно, а текучесть студентов большая.

Шаблоны

Во FreshTeam есть возможность вставлять шаблоны (заготовленные ответы) с помощью кнопочки редактора сообщений, которая одиноко находится справа среди кнопок редактора. Шаблоны могут создавать во FreshTeam и администратор аккаунта и пользователи-рекрутеры.

Во время создания шаблона можно указать, будет ли виден этот шаблон всем (по умолчанию) или только это приватный шаблон.

Available For: Me | Everyone

Можно создавать папки для разделения шаблонов по темам.

В шаблонах с помощью кнопочки Insert Placeholder (тоже находится справа от кнопок редактора) можно указать переменную, связанную с отправителем. В частности, если вставить в шаблон (или письмо) конструкцию {{recruiter.name}} то при отправке на месте этой переменно будет указано имя-фамилия отправителя.

Подпись

При работе с единственным почтовым ящиком во FreshTeam подпись можно вставить двумя способами.

1. Шаблон с собственной подписью

Можно удалить общую подпись, которая настраивается администратором и вставляется в каждое отправляемое E-mail через FreshTeam. Тогда каждый пользователь-рекрутер должен будет создать шаблон со своей подписью.

Он может создать личный шаблон подписи (private) который не будут видеть другие. В личном шаблоне подписи можно прописать себя не через переменную, а вручную на свое усмотрение. Можно создать несколько личных шаблонов подписи, например один на русском языке, другой на английском, и каждый раз выбирать подходящий.

Опять же из-за большой текучести студентов и их гуманитарного образование этот вариант нам не очень подходит.

2. Общая автоподпись для всех рекрутеров

Администратор может задать для FreshTeam общую универсальную подпись. В ней имя-фамилию отправителя прописать через переменную {{recruiter.name}} . Тогда при отправке письма на месте подписи автоматически вставится имя рекрутера.

Сегодня я переделал атоподпись и добавил вместо моего имени-фамилии переменную {{recruiter.name}} . На пробу отправил тестовое письмо, получатель увидел в моем письме такую подпись:

-- 
С уважением,

Mark Shaver
<общий почтовый ящик, предоставленный FreshTeam>
https://www.maxreform.ru/about

Freshteam , Applicant Tracking System powered by Freshworks Inc.

(Финальная строчка с рекламой FreshTeam добавляется автоматически во все отправляемые письма на бесплатном аккаунте). Все, что выше - задается администратором и мы можем менять.

Ввиду исключительной простоты этого варианта будет пользоваться им:

  • рекрутерам не нужно заботиться о подписи, она будет автоматически вставляться в любое их сообщение, отправляемое через FreshTeam
  • если считаете нужным поменять автоподпись, свяжитесь со мной и предложите ваш вариант.

Автоприветствие

В FreshTeam нет возможности задать общее автоприветствие для всех рекрутеров. Но вручную выписывать приветствие и имя получателя нецелесообрано.

Можно вставлять приветствие и имя получателя двумя способами.

1. Отдельный шаблон с приветствием

Если составляете во FreshTeam новое письмо, то с помощью кнопки шаблона (одинокая кнопка справа в ряду кнопок) зайдите в папку Part и выберите шаблон "Приветствие с именем". Его содержание крайне просто:

Здравствуйте, {{applicant.first_name}}!

Аналогично для большей душевности можете создать шаблоны "Приветствие: Доброе утро...", "Приветствие: Добрый день...", "Приветствие: Добрый вечер...". Или универсальное круглосуточное приветствие:

Доброго времени суточек тебе, барин {{applicant.first_name}}!

2. Шаблон письма

Для многих типовых ситуациях в папке General лежат шаблоны типовых писем, в них уже встроено приветствие с переменной {{applicant.first_name}} (имя получателя).

Приглашение творить

Приглашаю наших менеджеров пользоваться имеющимися шаблонами, составлять свои, выкладывать свои удачные шаблоны в общий доступ для других рекрутеров. Когда у наших менеджеров накопится опыт использования шаблонов, можно будет собраться и стандартизировать список типовых шаблонов.

Совместное использование FreshTeam позволит нам выработать ее лучший вариант использования. Сможем делиться своим опытом в США в консультациях по 35$ в час. Бесплатная служба поддержки FreshTeam отвечает лишь на конкретные вопросы и не учитывает специфику пользователя. Большинство рекрутеров далеки от IT, им проще платить нам за консультации, чем общаться с IT-специалистами группы поддержки FreshTeam.

Теги:

© 2018-2019 MaxReform. All rights reserved.