Система статусов на FreshTeam

Статусы FreashTeam

Система статусов на FreshTeam

На FreshTeam каждый кандидат находится в одном из статусов. Рассмотрим предустановленную систему статусов во FreshTeam. Большими жирными буквами пишутся этапы, их нельзя выбирать. Каждый этап содержит один или несколько статусов.

  • CANDIDATES:
    • Open
  • SCREENING
    • Contacted
    • Written test
  • FACE TO FACE
    • Technical round
    • Culture fit round
  • OFFER
    • Offered
    • Offer Accepted
    • Offer Declined
  • HIRE
    • Hired

При создании карточки кандидат автоматически получает статус Open. По мере знакомства с кандидатом его статус растет.

При желании администратор аккаунта FreshTeam может настроить для каждой вакансии свою отдельную систему статусов.

Практика использования статусов на MaxReform

На MaxReform мы используем предустановленную систему статусов. Статус можно интерпретировать двояко:

  1. Умение кандидата, которое предстоит проверить
  2. Умение кандидата, которое уже проверено.

Примерно половина стандартных статусов во FreshTeam заканчивается -ed. Для единообразия мы принимаем, что любой статус во FreshTeam означает, что у кандидата уже проверено какое-то умение, соответствующее данному статусу.

Разберем подробно систему статусов.

CANDIDATES

Статус Open. Означает что создана карточка кандидата.

SCREENING

Статус Contacted, установлена двусторонняя связь по E-mail через FreshTeam. Это значит, что в закладке Conversations FreshTeam должно быть:

  1. Письмо, отправленное рекрутером
  2. Где-то ниже есть письмо-ответ кандидата на это письмо.

Статус Contacted не ставится, когда в закладке Conversations FreshTeam:

  • нет писем от рекрутера, а есть только письма от кандидата
  • нет ни одного ответа от кандидата
  • когда есть письма от рекрутера и есть письма от кандидата, но кандидат шлет письма, не отвечающие на письма рекрутера. Вполне возможно он не получает писем рекрутера, но пытается выяснить свои вопросы.

Прочтите инструкции, как налаживается двусторонняя связь:

Как наладить двустороннюю связь по E-mail

Налаживание двусторонней связи через FreshTeam

При отправке каждого письма с нашего почтового ящика на freshteam.com в конце нужно просить подтвердить получение письма. 

Когда, наконец, в разделе Conversations FreshTeam появится ответ кандидата, тогда:

  • статус кандидата меняется на Contacted
  • мы можем быть уверены: "Да, у нас с кандидатом есть проверенная двусторонняя связь - он получает наши письма и мы получаем его ответы"
  • после этого мы в конце каждого письма перестаем просить подтвердить получение нашего письма.

Если не удается установить двусторонную связь через FreshTeam за 2-3 письма, то бессмысленно продолжать слать письма через FreshTeam. Нужно связаться с кандидатом через запасной Email (обычно тот, через который кандидат вышел на нас).

Если кандидат не откликается и на письма на запасном E-mail, то нужно позвонить и уточнить:

  1. Получает ли кандидат письма от нас?
  2. Шлет ли он письма нам?

Кандидаты с почтовым ящиком на Mail.ru

Особенно актуальная проверка двусторонней связи, когда у кандидата указан почтовый адрес на Mail.ru. Отзывы пользователей Mail.ru:

В IT фирмах, которые нанимают разработчиков-программистов, часто сразу делают кандидату Reject, если у него почтовый адрес на Mail.ru. Плохо доходят письма на почтовые адреса на Mail.ru. Работодатели не хотят тратить время на общение с разработчиком, который поленился перейти хотя бы на Gmail.com.

Но мы нанимаем не разработчиков и поэтому общаемся с кандидатами с почтой на Mail.ru. Уделяйте им особое внимание. При молчании кандидатов с Mail.ru предполагайте, что скорее всего они банально не получают ваши письма. В таких случаях переходите на альтернативные каналы связи. Например, через hh.ru или телефон.

Кандидаты с почтовым ящиком на Mail.ru

Особенно актуальная проверка двусторонней связи, когда у кандидата указан почтовый адрес на Mail.ru. Половина отзывов пользователей о Mail.ru примерно такие: 

 

Плохо доходят письма на почтовые адреса на Mail.ru. В IT фирмах, которые нанимают разработчиков-программистов, часто сразу делают кандидату Reject, если у него почтовый адрес на Mail.ru. Работодатели не хотят тратить время на общение с разработчиком, который поленился перейти хотя бы на Gmail.com.

Но мы нанимаем не разработчиков и поэтому общаемся с кандидатами с почтой на Mail.ru. Уделяйте им особое внимание. При молчании кандидатов с Mail.ru предполагайте, что скорее всего они банально не получают ваши письма. В таких случаях активнее переходите на альтернативные каналы связи. Например, через hh.ru или телефон.

 

Нет квитков от Calendly в разделе Conversations

Мы интегрировали сервис Calendly в наш FreshTeam. Все квитки Calendly от встреч, назначенных кандидатами, автоматически прикрепляются в раздел Conversations карточки кандидата.

Иногда бывает, что вы получаете квиток Calendly в ваш почтовый ящик, но не видите этот квиток в разделе Conversations карточки кандидата. Это означает, что кандидат назначил вам встречу, но указал не E-mail, который есть в закладке Profile его карточки, а другой E-mail. Это означает, что кандидат считает своим основным Email не тот что указан в его карточке, а тот который он указал при назначении времени встречи.

В таких случаях нужно:

  • поменять в профиле Email из резюме на E-mail из квитка Calendly
  • отразить эту замену в Comment в разделе Conversations (нужно указать старый E-mail и новый ему на замену)
  • скопировать и перенести в Comment в разделе Conversations квитки от Calendly, из своего почтового ящика
  • заново провести процедуру установления двусторонней связи с новым E-mail
  • если статус был Contacted или выше, то понизить его до начального статуса Open, поскольку еще не налажена двусторонняя связь по новому E-mail.

Статус Written test. Его присваивают, когда:

  1. Налажена двусторонняя связь
  2. И кандидат назначил хотя бы одну встречу через Calendly.

Статус Writtten test не присваивают, когда:

  • кандидат назначил встречу через Calendly, но еще не налажена двусторонняя связь через FreshTeam
  • кандидат присоединился к чужой встрече, но сам еще ни разу не назначал встречу через Calendly.

FACE TO FACE

После проведения первой встречи рекрутер может назначить один из двух статусов:

  • Technical round
  • Culture fit round

Статус Technical round. Он означает, что кандидат участвовал хотя бы в одной онлайн-встрече, его было видно и слышно.

Для присвоения статуса Technical round не имеет значения, налажена ли двусторонняя связь по E-mail и сумел ли кандидат назначить встречу через Calendly.

Статус Technical round не назначается, когда кандидат:

  • не пришел на встречу
  • присутствовал на встрече лишь несколько минут
  • у него не работала камера или его не было слышно.

Статус Culture fit round (кандидат разделяет ценности вашей компании, статья с 4-мя вопросами, статья с 7-ью вопросами, статья с 11 вопросами по культурному соответствию). Статус присваивается, если выполнены все следующие условия:

  1. Во время онлайн-встречи обе стороны оставили приятное впечатление друг о друге
  2. Кандидат подтвердил свои умения (например, знание английского)
  3. Кандидату в целом интересно предложение рекрутера.

Если кандидат после первой встречи еще не определился, то ему присваивается статус Technical round. Если после раздумий кандидат примет предложение, то рекрутер поменяет поменяет его статус на Culture fit round.

Статус Culture fit round означает, что рекрутер закончил свою часть работы и дальше специалисты компании должны принимать решение по кандидату.

Кандидату в статусе Culture fit round может быть предложено сделать какую-то проверочную работу. В нашем международном отделе статус Culture fit означает, что кандидата можно начинать обучать 1-2 месяца.

OFFER

После успешного окончания обучения (или тестирования) кандидат получает предложение на работу. Он решает, принять его или нет. Это отражают три статуса:

Статус Offered, обычно в этом статусе занимаются обсуждением зарплаты и условий работы.

В нашем международном отделе предложение на работу поступает, когда:

  • кандидат после 1-2 месячного обучения в состоянии заработать хотя бы себе на зарплату и можно оформлять с ним трудовые отношения
  • или кандидат уже является готовым специалистом (бухгалтером, веб-мастером).

Статус Offer Accepted, кандидат принял предложение и можно оформлять трудовые отношения.

Статус Offer Declined, кандидат отверг предложение.

HIRE

Если предложение на работу было принято, то сотрудник некоторое время может находится в статусе "Offer Accepted".

Статус Hired, его назначают когда сотрудника наняли на полную ставку.

Штамп Reject

В любом статусе рекрутер может прекратить работать с сотрудником и сделать карточке Reject (опция вверху справа карточки соискателя). Карточки Reject не показывается среди активных карточек. Вся работа с карточкой со штампом Reject прекращается.

Во время назначения Reject рекрутер обязан выбрать из списка одну из причин Reject (Reject Reason):

  • Unalbe to reach, не удалось организовать двустороннюю E-mail связь через FreshTeam. 
  • Candidate not interested, кандидат не заинтересован позицией
  • Failed in Challenge Round, кандидат не прошел испытаний (например, не знает в достаточной степени английский)
  • Under-qualified, слишком низкая квалификация (например, кандидат плохо владеет компьютером)
  • Overqualified, излишне высокая квалификация (например, кандидат-директор) 
  • Not a cultural fit, кандидату не близки ценности компании

Также в поле желательно прописать более подробное указание причин, по которым карточке был сделан Reject. Извещать кандидата не надо.

После установки карточке Reject на ней появится круглый красный штамп Reject и она не будет показываться среди активных карточек. Но кандидат может продолжать писать на почтовый адрес FreshTeam, его письма попадут в раздел Conversations его карточки. Рекрутер будет видеть такие письма в своей контрольной панели и сможет ответить на них. При желании, рекрутер может снять штам Reject.

После назначения статуса Reject рекрутеру нужно сделать комментарий в разделе Conversations, который начать словом Reject. В комментарии он кратко или длинно повторяет причины, по которым он сделал Reject. Это нужно, потому что другие коллеги часто не замечают штамп Reject и прочтя раздел Conversations думают что работа с кандидатом продолжается. 

Также рекрутер должен отразить в комментарии, когда он снимает статус Reject. Достаточно оставить короткий комментарий, начинающийся со слов "Снят Reject, ....".

Кнопка с тремя точками вверху справа карточки

По нажатии кнопки можно выполнить с карточкой кандидата следующие действия:

  • Archive to Talent pool, если данная вакансия пока не подходит кандидату, но он понравился, то можно занести его в пул талантов (запас кандидатов)
  • Send test, для использования этой возможности нужно, чтобы администратор аккаунта сначала подключил один из сервисов тестов. Или сервис обычных тестов ClassMarker (40$ в месяц). Или сервис для проверки умения кодировать: HackerRank, Codility, HackerEarth
  • Add tags. Типовые теги:
    • email - когда кандидат предпочитает общаться по E-mail
    • mobile - кандидат предпочитает общаться по номеру в поле Mobile
    • phone - кандидат предпочитает общаться по номеру в поле Phone
    • msk0 - часовой пояс Москвы
    • msk-1 - часовой пояс Калининграда
    • msk1 - часовой пояс Самары
    • аналогично часовые пояса в других часовых зонах
  • Share, отослать карточку одному из рекрутеров для просмотра (не меняет владельца карточки)
  • Snooze, приостановить работу с кандидатом. Например, на время его отпуска. Занесите в комментарий к карточке информацию: "Snooze, <здесь укажите причины>"
  • Move to another job, переместить в другую вакансию
  • Delete, вместо Delete лучше пользоваться Reject. Оставьте использование Delete для администратора
  • Block. Если удалите карточку спамера через Delete, то его письма автоматически создадут новую карточку. Используйте Block, если не хотите больше получать письма или спам от кандидата. Занесите в комментарий к карточке информацию: "Block, <здесь укажите причины>"

Звездочки

Внизу каждой карточки указаны звездочки. По мере общения с кандидатом рекрутер меняет количество выставленных звездочек от 1 до 5:

  1. С кандидатом лучше не иметь дело
  2. Не очень подходящий кандидат
  3. Средний кандидат
  4. Хороший кандидат
  5. Отличный кандидат
Теги:

© 2018-2019 MaxReform. All rights reserved.